Por: Andréa Fernandes Guenka

“A mais bela função da humanidade é a de administrar a justiça.” (Voltaire)

O profissional de secretariado é muito versátil.  Seu perfil ágil, solucionador de problemas e inovador é desejado por todos aqueles que necessitam de um profissional para a gestão secretarial. Valorizado pelo mercado, ele se encaixa, portanto, nas mais diversas áreas de atuação.

Um dos segmentos no qual o profissional de secretariado tem muito a contribuir é o jurídico. Os propósitos de secretários e advogados conversam muito bem nos ambientes corporativos.

A função do advogado é utilizar-se do seu conhecimento das leis para defender os interesses de pessoas físicas e jurídicas, visando a harmonia na convivência em sociedade. São habilidades deste profissional, o conhecimento das leis e a comunicação adequada com argumentos convincentes, o que faz com que as possibilidades de defesa ou acusação sejam vantajosas para o cliente, sempre dentro do que a lei permite.

A profissão de advogado divide-se em funções jurídicas básicas: assessoria, consultoria, procuradoria, auditoria, controladoria, planejamento e ensino. Os ramos do direito são: civil, penal, ambiental, comercial, digital, contratual, trabalhista, tributário, imobiliário, eleitoral, administrativo, médico, previdenciário.

Advogados atuam em seus próprios escritórios ou são responsáveis pela assessoria jurídica de empresas. Seu dia a dia é pautado em prazos e compromissos que não podem deixar de serem atendidos.

Onde está o Secretário?

Eis que temos, então, a figura do profissional de secretariado presente neste cenário. O secretário passa a ser responsável pela administração dos eventos e compromissos do advogado, facilitando a sua rotina, além de humanizar a relação entre o advogado e seu cliente.

Mas, humanização em que sentido? No sentido da empatia.

Quem procura um advogado está com uma situação por resolver e este, ocupado com suas tantas demandas, talvez não consiga atender o cliente imediatamente. Sendo assim, o papel do secretário é estabelecer este contato, transmitir calma e confiança ao cliente, avaliando o melhor momento para atendimento, no qual o advogado possa dar total atenção à causa.

Presença e reconhecimento

Hoje, somos reconhecidos internamente nos escritórios e/ou empresas onde atuamos como profissionais executivos.

Segundo Paula Ludtk, Secretária Executiva em um escritório de advocacia: “…os clientes dos advogados que assessoramos sentem-se seguros e confortáveis ao serem atendidos por um secretário.”

O profissional de secretariado deve estar contemplado no contexto de toda a rotina do advogado, escritório ou empresa que atua, a fim de prestar um serviço de excelência.

Ele deve ter conhecimento das práticas administrativas e domínio de ferramentas que otimizem suas tarefas. Boa comunicação, falada e escrita, são fundamentais, uma vez que o profissional de secretariado pode colaborar na instrução de procedimentos junto aos clientes; na redação de documentos, ou ainda, assumir responsabilidades que contribuam para o crescimento do escritório ou a gerência das atividades junto à assessoria jurídica de uma empresa.

Falando em documentos e termos jurídicos, o profissional que atua na área jurídica deve ter, ao menos, um conhecimento básico de algumas terminologias usadas na área para compreender os casos e fornecer subsídios quando atender um cliente. É o que chamamos de “juridiquês”. Isso mesmo, deve saber o que é uma petição, uma procuração, orientar sobre horários de audiências, entre outros temas.

Também é de suma importância inspirar confiança, o que é “de lei” (sem trocadilhos) para um profissional de secretariado, uma vez que prezamos pela ética, princípios e valores.

Comportamento e Postura  

A postura almejada de um profissional de secretariado (esta indico para atuação em qualquer área) tende a ser representativa e impactante, fazendo com que o profissional a quem você assessora lembre-se sempre de você por um diferencial oferecido, ou seja, a sua excelência no atendimento.

O secretário que atua ou deseja atuar na área jurídica deve estar alinhado à cultura da organização que atende, pois ele é considerado um “cartão de visitas”, a porta de entrada para quem chega até a empresa. A excelência da prestação de serviços de um secretário, reflete na prospecção e fidelização de clientes por parte da companhia.

Secretários e advogados: assessoria e justiça que andam de mãos dadas em busca de seus propósitos!

Entrevista

Para complementar e enriquecer este artigo, o Secretariado sem Segredo convidou Paula Ludtk, Secretária Executiva na área jurídica, para falar sobre sua experiência na área jurídica. Confira!

Quem sou eu no secretariado?

Eu sou a Paula, tenho 31 anos e sou secretária executiva em um escritório de advocacia. Tenho pouco tempo de experiência nessa área, se comparada com outras colegas. São 5 anos de profissão, oficialmente, embora eu tenha outros 10 anos muito próximos a este cargo. Sempre trabalhei envolvida com a área de atendimento e suporte das demandas administrativas. Auxiliava outras secretárias, dava suporte e observava a rotina deste profissional.  Hoje, entendo que cada lugar é diferente, mas a secretária(o) é indispensável em qualquer lugar, desde o pequeno ao grande negócio.

Como é ser secretária de advogados?

Acredito que a nossa profissão evoluiu e se tornou benéfico ser assessorado por nós, secretários. A visão externa é que os clientes sentem-se seguros e confortáveis com o hábito de serem bem atendidos por esse profissional até chegar ao seu advogado. Já a visão interna sobre a nossa profissão mudou há muito tempo, pois a secretária era limitada, reconhecida apenas por atender telefonemas, agendar compromissos, controlar arquivos e servir uma xícara de café. Isso mudou! Hoje, somos profissionais executivos, estamos alinhados com nosso executivo e ocupamos cargo de confiança. Com o nosso apoio e atuação, o escritório tem grandes chances de crescer ainda mais, pois conhecemos a dinâmica, as estratégias, manejamos bem o equilíbrio de um bom atendimento e tendemos a fornecer ideias administrativas para o bom andamento da carreira do gestor.

Qual a relação secretariar e advogar?

Essas duas carreiras caminham bem se estão de mãos dadas. Alinhadas, elas podem ir além. Claro que o advogado tem seu nome e será sempre respeitado externamente por isso. Mas, ele como gestor entende que sua secretária e os demais são sua equipe. Sem os bastidores, certamente, ele enfrentará problemas e é inteligente compartilhar com sua equipe para esse caminho ser menos custoso.

Conte um fato relacionado à sua carreira que queira compartilhar

Um fato triste foi quando faleceu um colega dos meus diretores. Sou funcionária CLT e trabalho durante a semana. Meu gestor me ligou pedindo que eu verificasse a entrega de uma coroa de flores para o velório daquele final de semana. Mesmo eu não tendo esse compromisso, atendi e fiz o meu melhor. Pesquisei as lojas de flores naquela cidade e fiz todo o procedimento para que elas fossem entregues no horário do velório. O que aprendi com isso é que nós não somos limitadas, essas coisas não têm ensinamento do que fazer e como agir. Assim como eles são advogados em tempo integral, nós também temos que estar disponíveis quando coisas tristes e boas acontecem.