Por: Andréa Fernandes Guenka
Secretariar e organizar eventos: uma combinação que tem tudo para dar certo.
O profissional de secretariado atuante na área de Eventos, ou nos bastidores da organização de qualquer tipo de encontro, tem a possibilidade de desenvolver habilidades e competências, demonstrando toda a sua versatilidade.
Uma reunião, um almoço, seminário ou congresso, independente do segmento de atuação da empresa, é considerado um evento. E o profissional de secretariado está inserido em todas as fases fundamentais para fazer esse momento acontecer. Temos o pré, o durante e o pós-evento.
ETAPAS
Tudo tem início no PLANEJAMENTO do evento. É necessário:
- identificar a tipologia: reunião, seminário, workshop, convenção, evento social ou cultural;
- definir público com identificação do assunto, quantidade de participantes;
- definir data, horário e local;
- providenciar espaço ou plataforma virtual para realização online;
- entender a essência do evento, ou seja, a sua razão de existir, o porquê de se realizar.
Todo esse brainstorming (tempestade de ideias) é necessário e o envolvimento do profissional de secretariado é imprescindível em todas as etapas.
Durante a ORGANIZAÇÃO, muitas atividades passam pelo crivo do secretário, desde o orçamento, a programação, as contrações de serviços, os recursos humanos, a estrutura, a logística. Se não há uma empresa especializada em eventos contratada para essa organização, o secretário será um dos principais responsáveis por gerenciar todos estes trâmites. Podemos ainda incluir aqui, o apoio na escolha e organização do ambiente.
Exemplos de funções neste quesito: contratação de buffets, organização dos serviços de copa, tratativas com motoristas para traslados, reservas de hotéis, entre outras dezenas de processos, pois cada uma destas atividades divide-se em outras “n” situações.
A COMUNICAÇÃO também é crucial para o sucesso de um evento, desde a definição da identidade visual, criação da marca, divulgação, planejamento de mídia, tratativas com a equipe de cobertura e imprensa.
Na maioria das situações é o secretário que também providencia os convites ou convocações, dependendo da tipologia do evento. Para isso, é necessária uma comunicação impecável, para que não haja percalços indesejáveis que comprometam o sucesso do evento e a reputação da marca da sua empresa e/ou dos seus gestores.
Contatar os participantes, verificar a compatibilidade de agendas e assegurar que na data e horário combinados, tudo esteja na mais perfeita ordem, é missão do profissional de secretariado.
Durante a realização do evento, ou seja, na EXECUÇÃO devem ser observados vários fatores de acordo com a tipologia do evento. Cerimonial, protocolos e os símbolos nacionais em solenidades devem estar bem alinhados.
Eu, por exemplo, certa vez, passei por uma situação na qual precisei pesquisar se realmente era imprescindível a execução do Hino Nacional na abertura da solenidade que seria realizada virtualmente.
A vantagem é que, hoje, temos grandes aliados tecnológicos que nos auxiliam na execução de nossas tarefas. Ferramentas digitais que nos propiciam e facilitam nossas rotinas, tais como agendas que nos alertam dos compromissos, checklists que nos conectam a todos os envolvidos, informando o que já foi realizado ou não.
PÓS-EVENTO
E quando o evento termina você acha que cumprimos nossa missão?! Não! Vem as responsabilidades do PÓS-EVENTO. É hora de avaliar se tudo correu como o esperado ou se há melhorias a implementar, através de um olhar crítico das situações ou buscando feedbacks dos participantes.
Elaboramos relatórios, realizamos os pagamentos dos serviços contratados e se houver, ainda emitimos certificados ou finalizamos, agradecendo os participantes com um novo contato.
Ufa! Realmente não é fácil, mas confesso ser gratificante. Para mim é uma das áreas que mais me fascina.
Sim, somos multitarefas. Para isso, temos o grande desafio de estar atualizados sobre as ferramentas disponíveis, as novidades no universo da tecnologia e do mundo corporativo, com o objetivo de estarmos preparados e comprometidos com uma entrega de excelência.
EVENTOS X PANDEMIA
Há um ano 1 ano e 3 meses estamos vivenciando momentos difíceis, de muitas adequações para que possamos dar continuidade nas atividades em todos os campos de nossas vidas, seja no pessoal ou no profissional.
No mundo corporativo, na área de Eventos, houve um impacto drástico. De uma hora para outra todos os eventos tiveram de ser cancelados ou reinventados.
Os profissionais de secretariado que atuam diretamente ou indiretamente nesse setor, dentro da sua organização, tendem, agora, a ser ainda mais criativos e perseverantes para a continuidade de suas atividades, promovendo eventos com a mesma qualidade e excelência, de quando eram presenciais. E, ainda valorizando e contribuindo para um atendimento mais humanizado, uma vez que a situação tem impactado emocionalmente na vida de todos. As pessoas estão precisando sentir-se acolhidas, mesmo que de forma virtual.
De acordo com a Coordenadora de Eventos, Rosa Maria Pereira, quando falamos em evento logo nos vem à mente a imagem de pessoas reunidas, aglomeradas, próximas, cenas totalmente proibidas neste momento. Então, como fazer?
“A tecnologia tem trabalhado a nosso favor, lado a lado com o setor de eventos. É preciso explorá-la. Foram criadas, por exemplo, salas virtuais, onde conseguimos reunir pequenos grupos para uma reunião ou milhares de pessoas para assistir à uma palestra ou à uma apresentação musical. Temos, sim, muitas oportunidades de reunir públicos, sem que eles saiam de suas casas”, diz Rosa.
E assim tem sido a nossa nova realidade, de adaptação constante e promoção de eventos à distância. Foi um desafio, mas, do meu ponto de vista, os eventos online são uma solução eficaz para não deixamos de atender em nenhum momento as necessidades das nossas empresas.
Não podemos nos esquecer que, infelizmente, para os prestadores de serviços que locavam espaços ou para os buffets a realidade foi mais cruel, sem a possibilidade, de repente, de reverter esse quadro.
OS CUIDADOS NO EVENTO PRESENCIAL
O profissional de secretariado tem atuado em home-office, mas também de forma presencial, quando não há a possibilidade de atender virtualmente um determinado evento. Nesse caso, devem ser observados com muito cuidado todos os protocolos de segurança no combate à pandemia.
Um dos papéis do secretário que se intensificou foi exatamente esse: manter-se antenado e crítico, a fim de promover a sua própria segurança e o bem-estar das pessoas com quem se relaciona.
Estar atento sobre o uso das máscaras e os detalhes que envolvem esse tipo de situação (por exemplo, se elas podem ou não ser retiradas, mesmo que rapidamente, para registrar uma foto); alertar sobre a disponibilização e o uso do álcool em gel; observar e incentivar o distanciamento social; preocupar-se sobre as novas formas de cumprimentos, indicando a mais adequada; cuidar da higienização dos objetos e ambientes. Todas estas tarefas foram inseridas nas rotinas do profissional de secretariado, se não para organizar diretamente, mas para instruir os que estão envolvidos.
ATRAIR E ENCANTAR O PÚBLICO
E a criatividade para envolver um participante em um evento virtual e prender a sua atenção durante toda a realização? E o envio de um brinde especial e atrativo que marque o evento? De quem é essa responsabilidade? Adivinha? Sim, nossa, na maioria das vezes.
ENTREVISTA
E para finalizar este artigo, conversamos com a Coordenadora de Eventos, Rosa Maria Pereira. Amiga pessoal e uma profissional de excelência na área de Eventos. Atualizada e versátil, parceira em todos os momentos.
Como Coordenadora de Eventos, você necessita do apoio de um profissional de secretariado?
Com certeza! No planejamento, na organização, na realização e no pós-evento. Para que um evento aconteça bem, precisamos fazer reuniões, promover encontros que podem ocorrer na própria cidade, mas muitas vezes ocorrem fora do município onde estamos localizados, do estado ou até mesmo em outro país. E apoio de um profissional do secretariado é imprescindível para que tudo ocorra da melhor maneira. Eles nos apoiam com todos os agendamentos dos compromissos; com as viagens, quando necessário, para participação em reuniões; com a elaboração das pautas e das atas.
Quais tarefas você delega a um profissional de secretariado para a realização de um evento?
O profissional do secretariado está acostumado a planejar e organizar reuniões. Com certeza essa atribuição seria uma das primeiras. Além disso, eles oferecem soluções que auxiliam o trabalho de toda a equipe; resolvem imprevistos e mantêm tudo em ordem durante a realização do evento.
Qual sintonia ou entrega você espera do profissional de secretariado para atuar junto a você nos eventos?
Comprometimento com a equipe e com o trabalho. Gostar do que faz, administrar o tempo, ter boa comunicação. Sentir no olhar se algo está correndo bem ou não.
Quais os conhecimentos e/ou percepções um profissional de secretariado deve ter para atuar na área de Eventos?
O profissional deve conhecer profundamente o evento do qual está fazendo parte. Os horários, quem irá participar, os contatos de todos os envolvidos, em todas as etapas. Cada detalhe. Também é importante estar por dentro de todos os acontecimentos e fatores externos que podem atrapalhar o evento, como um outro evento ou acontecimento importante sendo realizado no mesmo dia, na mesma semana. Tudo que pode afetar de maneira negativa ou positiva o andamento dos trabalhos.
Nos últimos meses tivemos que nos adaptar por conta da pandemia. O campo pessoal e profissional foram extremamente impactados. Para você, quais foram as principais mudanças e o que mais impactou no setor de eventos?
Quando falamos em evento logo nos vem à mente a imagem de pessoas reunidas, aglomeradas, próximas, cenas totalmente proibidas neste momento. Então, como fazer? A tecnologia tem trabalhado a nosso favor, lado a lado com o setor de eventos. É preciso explorá-la. Foram criadas, por exemplo, salas virtuais, onde conseguimos reunir pequenos grupos para uma reunião ou milhares de pessoas para assistir à uma palestra ou à uma apresentação musical. Temos, sim, muitas oportunidades de reunir públicos, sem que eles saiam de suas casas. Mas creio que tem algo que somente o evento presencial consegue fazer: o networking, a troca de informações. Então, estamos ansiosos para um retorno com a devida segurança.
Comente uma situação em que um secretário contribuiu para o sucesso de um evento.
São vários momentos muito importantes, mas dentre eles destaco um: o monitoramento de um palestrante que chegaria de viagem pelo aeroporto de Congonhas e o voo foi alterado para Cumbica. O papel da secretária foi excepcional nesse caso, pois conseguimos trocar de motorista para fazer o traslado sem que o palestrante percebesse nenhum tipo de problema. Ufa!
