Por: Andréa Fernandes Guenka

E de repente a sigla LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) passou a fazer parte da nossa rotina. Ainda tem os que não sabem do que se trata, outros estão assustados com a avalanche de informações e mudanças que irão demandar adaptações, tanto para as pessoas físicas, quanto as jurídicas.

A Lei nº 13.709, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, foi sancionada em agosto de 2018 e entrou em vigor, em setembro de 2020.

A LGPD teve inspiração na GDPR – General Data Protection Regulation (GDPR), vigente na União Europeia desde 2018.

Objetivando proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, a LGPD impacta diretamente nos negócios, tratando-se de empresas e consumidores.

Nas empresas brasileiras, a proteção da privacidade e a segurança jurídica em todas as áreas de negócios e de ciber segurança passam a ter uma vigilância acirrada.

Diretrizes importantes e obrigatórias foram estabelecidas na Lei, garantindo práticas seguras e transparentes para a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais, a fim de tratá-los e preservá-los adequadamente, gerando confiança entre o titular e o detentor das informações.

O que isso tem a ver com o profissional de secretariado?

Interessante, mas tudo muito teórico, não é? E na prática, com o que nós profissionais de secretariado devemos nos preocupar? Como a LGPD impacta a nossa rotina?

Segue alguns exemplos comuns de situações e você certamente vai se imaginar em alguma delas:

• Sabe quando você precisa organizar a viagem do seu gestor e tem que informar os dados pessoais?
• E quando você manipula relatórios com informações dos colaboradores da empresa, deixa sob a sua mesa e sai para almoçar?
• E aquela velha agenda onde você tem anotado contatos, número de contas, de cartão de crédito, senhas?
• Sabe quando um fornecedor ou cliente te liga pedindo o e-mail particular do seu gestor para enviar alguma correspondência ou e-mail marketing?
• Ou ainda, quando seu gestor confia nas suas mãos o atestado médico do filho, onde está identificando algum problema de saúde e você esquece na máquina de xerox?

Alguma dessas situações acontece ou já aconteceu com você? Pois é, todas elas se enquadram em tratamentos observados na LGPD e, de alguma forma, você deverá se organizar para que a empresa, você ou o titular dos dados não sofram alguma consequência negativa.

O profissional de secretariado, por ser detentor de dados pessoais e sensíveis de seus gestores ou qualquer pessoa que atenda, terá de ter atenção redobrada no tratamento destas informações, além de obter o consentimento para utilização. O profissional de secretariado será peça fundamental para os controles e tratamento de dados.

Hackers

Outra preocupação são os chamados “hackers” que se apoderam de dados e agem de má fé utilizando os dados roubados de forma ilícita. Os cuidados com a segurança de seu banco de dados devem ter um tratamento especial, junto ao Departamento de TI da sua empresa.

Políticas de Segurança da Informação devem ser disseminadas a cada fato novo que ocorra sobre vazamento de dados e crimes cibernéticos para que todos tenham conhecimento e não corram o risco de entregar informações, sem consentimento.

É muito comum recebermos mensagens, com arquivos estranhos, fazendo alguma cobrança ou ameaça. Tome cuidado! Não abra e-mails de endereços desconhecidos ou com arquivos de extensões, que não sejam comuns. Leve ao conhecimento de seu Departamento de TI que poderá analisar a procedência e evitar uma catástrofe no sistema de informação da organização.

Como todas as empresas brasileiras deverão se adequar à Lei, sujeita a sansões se não cumprir, o profissional de secretariado deverá estar apto a atender a legislação.

Para isso, se ainda não houve, por parte da organização onde trabalha, treinamentos sobre o assunto, sugira que isso aconteça, pois será fundamental para a sua prestação de serviços com excelência.

E ainda, indique para que todo o time seja treinado, pois o conhecimento da Lei e seus objetivos será necessário em qualquer que seja a função, para que todos estejam na mesma sintonia.

Profissionais de secretariado remoto

Profissionais de secretariado remoto devem procurar orientação e apoio através de órgãos competentes, como o SEBRAE, por exemplo, a fim de se adequarem, e da mesma forma obter subsídios para informar e indicar também aos seus clientes quais os processos previstos em Lei e como implementarem em seus negócios.

Nós do secretariado, de certa forma, já temos no DNA da profissão, a manutenção, guarda e tratamento de tais dados com mais cautela e sigilo, porém agora, haverá uma supervisão acirrada.

Dessa vez, estamos diante de um segredo COM segredo. Cuidado, as boas práticas de governança das empresas e a Lei Geral de Proteção de Dados andarão de mão dadas.