Por: Andréa Fernandes Guenka
Vou contar a vocês um fato e o quanto esta lembrança influência no meu cotidiano atualmente.
Há cerca de 4 anos, um Vice-presidente da instituição na qual trabalho me chamou em sua sala e me apresentou uma plataforma de reunião online. Muito interessante, uma reunião com participantes de vários países e tudo fluindo muito bem.
A sintonia, a organização para que cada um tivesse a palavra no seu tempo, um mediador apresentando telas com gráficos e notas explicativas. Acompanhei por alguns minutos e tudo me pareceu mais produtivo que uma reunião presencial, pois não havia conversas paralelas ou desvio de atenção dos participantes.
Na época fiz uma pesquisa sobre o assunto, mas não havia aplicabilidade naquele momento na minha rotina.
O tempo passou e “explode” entre nós esta pandemia. Num dia estava na instituição em reunião presencial e no outro, em casa, acompanhando as reuniões, virtualmente. Foi nesse momento que as palavras desse Vice-presidente voltaram em minha mente. Foi como se ele tivesse previsto algo: “Prepare-se, pois reuniões neste formato serão uma forte tendência num tempo não muito distante.”
E realmente aconteceu. A adaptação foi repentina, as pesquisas se intensificaram e a realização de cursos foi necessária para conhecer um pouquinho de cada plataforma nova, suas facilidades e aplicações. Também, tivemos que nos adaptar para nos apresentarmos virtualmente. E regras devem ser seguidas para que possamos preservar a nossa imagem e conduta.
Então, segue algumas propostas para ajudar você a se sair bem nessas situações:
- Adaptação e administração do tempo: Reuniões virtuais e lives vieram para ficar. Adaptações se fazem necessárias. Gerir o tempo e ter um ambiente de apoio favorável é essencial para ajudar a todos nesta transição e o novo jeito de ser participativo e colaborativo.
- Programe-se: Compartilhe com antecedência os assuntos da reunião, assim, todos poderão estar munidos das informações necessárias para que a reunião seja objetiva e produtiva.
- Estabeleça horários: A reunião deve ter horário de início e fim. Lembre-se: a administração do tempo permitirá que os participantes programem-se para outros compromissos.
- Atenção ao funcionamento dos sistemas: 1) Verifique se a ferramenta proposta para a reunião é compatível com seu equipamento; 2) Deixe a internet de seu celular preparada para o caso de problemas de conexão; e, 3) Teste o áudio. É importante que todos ouçam claramente o que está sendo exposto.
- Registre sua presença: Identifique-se para o moderador da reunião. Ele administrará sua presença e apresentação para o grupo. Se for atrasar, avise com antecedência, para que não fiquem aguardando por você para dar início a reunião. Atente-se quanto as comunicações de presença ou ausência nas reuniões agendadas.
- Sua participação é fundamental: Esteja presente durante toda a reunião. Evite desviar sua atenção para outros assuntos. Permaneça sentado e com a atenção voltada a quem esteja moderando a reunião. Se precisar se ausentar, por alguns instantes, mande um chat, avisando ao moderador e deixe sua câmera desligada.
- Microfone no mudo, enquanto não for sua vez de falar. Qualquer ruído indesejado pode reduzir ou desviar a atenção. Abra seu microfone somente quando for solicitado. Utilize o chat ou o recurso de “levantar a mão” para pedir a palavra.
- Cuidados básicos: 1) Encontre um local tranquilo para fazer sua reunião. Desligue o volume da sua TV e som para se concentrar. Solicite as demais pessoas que estiverem no local para evitarem ruídos e não conversarem com você; 2) Feche a porta para evitar que pessoas ou animais de estimação apareçam durante a reunião. Pode não ser ruim, mas distrai os demais participantes; 3) Tire vantagem de fundos virtuais. Estes recursos transformam o ambiente em uma paisagem profissional; 4) Use vestimentas adequadas, nada de pijamas ou camisetas informais (Ex.: com frases ou de times). Cuide da sua aparência, como se estivesse em uma reunião presencial; e, 5) Evite comer e beber durante a reunião. No máximo, uma água e um café!
Abuse dos recursos tecnológicos, aceite estas dicas e aproveite ao máximo suas reuniões!
Por: Andréa Fernandes Guenka
