No compasso acelerado da rotina profissional, onde a organização impecável se encontra com a gestão de inúmeras responsabilidades, reside a complexa e valiosa jornada do profissional de secretariado. É uma arte de equilibrar agendas, antecipar necessidades e construir pontes entre pessoas e objetivos. Mas sabemos que essa dedicação transcende o ambiente de trabalho, ecoando na vida pessoal e moldando o dia a dia de maneiras únicas.
É com essa sensibilidade em mente que o Secretariado Sem Segredo apresenta com entusiasmo seu novo projeto: “Quarta do Segredo”. Mais do que um simples quadro informativo, ele surge como um espaço de acolhimento e reflexão, dedicado a explorar a intrínseca ligação entre a profissão, a vida pessoal e o bem-estar de quem escolheu essa nobre carreira.
Entendemos que as fronteiras entre o profissional e o pessoal muitas vezes se esvaem. As demandas do trabalho podem impactar o tempo dedicado à família, aos hobbies e ao autocuidado. As emoções e desafios da vida pessoal, por sua vez, podem influenciar a disposição e a performance no ambiente profissional.
A “Quarta do Segredo” nasce para iluminar essa conexão delicada, oferecendo um olhar atencioso para as dores e os amores que permeiam ambas as esferas.

Nosso intuito sensível é criar um diálogo aberto e honesto sobre:

* O impacto do trabalho na vida pessoal: Abordaremos os desafios de conciliar as responsabilidades profissionais com o tempo para si, para a família e para o lazer, buscando estratégias para um equilíbrio mais saudável.

* Como a vida pessoal influencia o trabalho: Reconheceremos que somos seres humanos integrais e que as experiências, alegrias e dificuldades da vida pessoal inevitavelmente se refletem em nossa atuação profissional.

* A busca pelo bem-estar: Dedicaremos espaço para discutir a importância do autocuidado, da saúde mental e de práticas que promovam o bem-estar físico e emocional, essenciais para uma vida profissional plena e satisfatória.

* A inteligência emocional na profissão: Exploraremos como lidar com as emoções no ambiente de trabalho, construir relacionamentos interpessoais saudáveis e desenvolver a resiliência diante dos desafios.

* Histórias inspiradoras: Compartilharemos vivências de profissionais que encontraram maneiras criativas e eficazes de integrar trabalho e vida pessoal, oferecendo aprendizados valiosos e perspectivas encorajadoras.

Toda quarta-feira, a “Quarta do Segredo” trará em seus canais/perfis, textos que tratarão com sensibilidade a complexa e bela jornada de ser um profissional de secretariado, reconhecendo que o sucesso na profissão caminha lado a lado com uma vida pessoal equilibrada e feliz. Queremos ser um farol de compreensão, um ponto de apoio onde as experiências se encontram e as soluções se constroem, sempre com um olhar humano e acolhedor para as nuances da sua realidade.
Prepare-se para encontrar na “Quarta do Segredo” um espaço onde a sua dedicação profissional é valorizada e a sua vida pessoal é respeitada. Junte-se a nós nessa jornada de autoconhecimento, aprendizado e conexão, porque no Secretariado Sem Segredo, acreditamos que o verdadeiro segredo para uma carreira realizada reside na harmonia entre o trabalho e a vida que amamos.

Reserve um momento da sua quarta-feira para esta experiência! Até a próxima!

O post Quarta do Segredo apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

Olá, Profissional de Secretariado está preparado para falarmos sobre a nossa amada profissão de um jeito que nunca te contaram?
Participe do 1° Workshop Secretariado Sem Segredo e eleve suas habilidades a um novo patamar! Um evento totalmente pensado para você, que busca aprimoramento profissional e pessoal.
Quando?
29/03/2025
Onde?
São Paulo/SP – Região da Av. Paulista
✨ O que te espera?
Uma manhã de imersão em temas indispensáveis para o sucesso do profissional que hoje é um parceiro de negócios das organizações.
✅Inteligência Artificial
Descubra como a IA pode otimizar seu trabalho, aumentar sua produtividade e te colocar à frente no mercado.
✅Networking de Alto Nível
Conexão e troca de experiências, expandindo sua rede de contatos.
✅Plano de Carreira
Trace um plano de carreira estratégico e conquiste seus objetivos profissionais.
✅Inteligência Emocional
Aprenda a lidar com as emoções, superar desafios e construir relacionamentos

Acesse o Link: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdJNbt6o7qGT3yNT8kVwnthnjE5k18Ia5wvAYycuP0FTg-IyA/viewform?usp=header
E Garanta seu Lugar nesta incrível experiencia!

O post 1º Workshop Secretario Sem Segredo apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

Quando iniciei o curso em março de 2021 sabia que seria intenso conciliar o trabalho, a Pós-graduação em Gestão, Governança e Setor Público, o curso de Inglês e os outros cursos e atividades que me propus a realizar. Mas tive o apoio incondicional da minha família.

As noites de quarta-feira não foram as mesmas. Por quase um ano, intercalamos os módulos com @kellentorres e @umsampaio, que foram incríveis ao nos proporcionar conteúdos sempre atuais, apropriados e dinâmicos.

Tenho aplicado muito do conhecimento adquirido no meu dia a dia, tanto na vida profissional, quanto pessoal.

O encerramento foi em Brasília (DF) em um evento emocionante. Não pude estar presencial, mas acompanhei virtualmente. Fomos brindados com as falas de Simara Rodrigues e Naya Bermudez.

Kellen Torres, amiga pessoal, profissional dedicada e super competente e Prof. Jefferson Sampaio, ser humano incrível são presentes de Deus!

A partir de agora tenho mais uma referência profissional e posso me considerar uma profissional com referências antes e pós CADAP.

Gratidão a todos que participaram deste processo, em especial à minha turma que posso considerar uma turma de amigos que levarei para a vida. Parabéns à todos.

Acredite, você pode!

O post Certificação Internacional em Assessoria de Alta Performance apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

Temas como esse me chamam muito atenção. Aplicar métodos que nos elevam, tanto no campo profissional, como no pessoal, nos mostrando o melhor caminho entre o problema e a solução, ressignifica os desafios, transformando-os em oportunidades.

Ser resiliente buscando metodologias ágeis e soluções criativas são habilidades que um profissional de secretariado deve ter em mente. Redesenhar o pensamento nos remete a soluções mais efetivas e eficazes.

Acredito, não ser saudável deixarmos os problemas nos abalar negativamente se podemos buscar as soluções positivas.

Ela explica que usar o Design Thinking como um processo colaborativo e de experiências, entendendo as necessidades das pessoas e da organização faz parte deste processo de encontrar sempre uma saída.

Criar opções e fazer escolhas, visando o que é desejável, associado às tendências humanas; o que é viável, associado aos negócios e o que é possível, associado à tecnologia são condições a serem ministradas, a fim de integrar todo o processo e ao final fazer sentindo.

O processo pode ser executado a curto ou longo prazo, dependendo da solução e resultado almejados. Mas a execução das etapas deve ser cumprida e gerida de forma que os resultados sejam potencializados.

Etapas

O processo de Design Thinking se dá em 5 etapas:

1 – Descoberta – é o lançamento do problema e das necessidades;

2 – Interpretação – é enxergar e compreender o problema;

3 – Ideação – estimular a criatividade, gerando ideias viáveis;

4 – Experimentação – colocar em prática, validando as ideias;

5 – Evolução – identificar os resultados.

Aplicação do Design Thinking

Quem se identifica a aplicar a metodologia em sua rotina não pode ter medo de errar. Como disse Carol Furtado:

“Melhor feito do que perfeito!”

A metodologia funciona muito bem, quando a união de pensamentos, mesmo que diferentes, trabalham em prol dos processos e seus resultados.

Nas rotinas secretariais o benefício de aplicação do Design Thinking é a estratégia, organizando e personalizando as variáveis para o alcance dos objetivos.

Mais dicas

Outras dicas bem valiosas expostas por Carol Furtado:

– Creia que todos nós podemos fazer mudanças;

– Permita-se errar e aprender com os erros;

– Colha e aceite feedbacks;

– Permita-se aprender fazendo.

Mesmo que a organização onde você trabalha seja “engessada” e avessa à estas metodologias, você como profissional de secretariado visionário e aberto a novos processos deve aplicar em suas atividades ou em sua vida pessoal.

Comece assim, catalisando insights que permitam soluções.  Vamos lá, você se habilita?

O post Você sabe o que é Design Thinking? apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

Historicamente, existem duas versões sobre a criação da data: a primeira se dá, graças a uma garota chamada Lilian Sholes, nascida no dia 30 de setembro, que no período da segunda fase da Revolução Industrial foi a primeira mulher a escrever em uma máquina de datilografia em público, a fim de testar um invento de seu pai.

Em 1850, no centenário de seu aniversário, empresas fabricantes de máquinas de escrever lançaram um concurso em busca da melhor datilógrafa e, assim, a data passou a ser comemorada anualmente.

Surgiram as associações de classe e, em 26/10/1977, pela Lei brasileira nº 1421 foi instituído o “30 de setembro – Dia da Secretária”.

Segunda versão

A outra versão para a criação da data está relacionada à Santo Jerônimo, considerado o protetor das Secretárias. Ele trabalhou como o secretário do Papa Damaso, que governou a Igreja Católica de 367 a 384.

(Fonte: sinsesp.com.br).

O desenvolvimento da profissão

A expansão, as conquistas através de regulamentação, o código de ética, os cursos técnicos e superiores, e a forma como os secretários desenvolveram-se a fim de elevar a profissão foi gradual, notória e transformadora.

Transformadora a ponto de nos tornarmos essenciais em todas as organizações.

A excelência com a qual dignificamos o Secretariado, ressignificando a nossa trajetória e quebrando paradigmas nos colocou em um patamar de grande visibilidade.

Atualmente, qualquer companhia necessita de um profissional que esteja à frente de suas rotinas secretariais, não só no sentindo da execução dos processos operacionais, mas também nos processos decisórios, colaborando com os resultados e a ascensão dos negócios da empresa.

Professor Jeferson Sampaio, Secretário Executivo e teórico latino crítico secretarial, em seus discursos nos leva com muita leveza a refletir sobre o nosso posicionamento enquanto profissionais de secretariado. Quando ele nos convida a “deslocar o olhar”, entendo neste ato o quanto é importante nos fazermos presentes em nossas competências, disseminando e colocando em prática todo o conhecimento que absorvemos, seja qual for o assunto, proporcionando àqueles que assessoramos, um serviço de muita qualidade.

Obra “Teoria Crítica Secretarial”

Cito ainda, um trecho do livro Teoria Crítica Secretarial para uma concepção humanizada e politécnica do secretariado que diz: “Com o passar dos anos, percebi o quanto a profissão de secretariado é madura em sua essência. Secretariar é amadurecer-se todos os dias. A rigidez não cabe na profissão, não deveria ter cabido.” (SAMPAIO, 2021, p. 42).

Reflexão

Penso que a rigidez não cabe realmente na nossa profissão, nem tão pouco a quem a exerce.

Amadurecer enquanto profissional, acompanhando as tendências e desenvolvendo habilidades técnicas e emocionais são prerrogativas inerentes aos que escolhem secretariar.

Acredito que, no universo secretarial, ser ESSÊNCIA é o mesmo que estar em sintonia com aquilo que você se propõe a fazer; e ser ESSENCIAL é ser lembrado e requerido por aquilo que você faz bem.

Ter amor por aquilo que se faz torna tudo mais leve. E se nos elevamos em prol daquilo que é o nosso propósito, tudo faz ainda mais sentido.

O desafio da pandemia

Passamos por momentos difíceis com a pandemia do COVID-19, onde nosso modus operandi foi prejudicado e a fluidez das rotinas organizacionais somente avançaram para aqueles que se reinventaram ou buscaram atualizações em seus segmentos. Aos que estagnaram, infelizmente talvez seja um tempo difícil de recuperar.

Diante das dificuldades enfrentadas neste momento eu, particularmente, optei por não parar e digo com propriedade que foi uma decisão muito assertiva. Participei de várias oportunidades que acenderam o meu lado profissional e pessoal.

Aperfeiçoamentos de destaque

Destaco e deixo meus agradecimentos e homenagem ao CADAP (Certificação em Assessoria de Alta Performance), idealizado pela Torres Secretariado, por meio da qual tenho a possibilidade de desenvolver habilidades técnicas e sociais que são primordiais para a execução das minhas tarefas.
Destaco ainda as imersões SNE (Secretariado da Nova e Era) e também do FISEC 2021 (Fórum de Inovação de Secretários Executivos), idealizados pelo Pepita Secretaries Club.

Com essas participações desenvolvi muitas habilidades emocionais, que me trouxeram insights diante o enfrentamento das dificuldades e desafios.

Pautado na tríade: “Propósito, Conectividade e Reinvenção”, o FISEC ofereceu conteúdos sobre humanização, diversidade, cultura, entre muitos outros temas que foram fontes de crescimento.

Acredite, você pode!

Somos profissionais em constante desenvolvimento e investir, seja financeiramente, seja em tempo ou em dedicação no lifelong learning (Educação Continuada), nos coloca em evidência.

Temos que mostrar porque escolhemos o secretariado como profissão, aplicando e disseminando este aprendizado, sempre a favor daqueles que necessitam da nossa prestação de serviços.

Evoluir como profissional de secretariado e apresentar nossa melhor versão é o desejo do Secretariado Sem Segredo a todos que amam SECRETARIAR, neste dia 30 de setembro.

Feliz Dia Nacional do Profissional de Secretariado! Acredite, você pode!

O post Dia Nacional do Profissional de Secretariado – Como ser Essência e Essencial na profissão apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

Convido você para uma reflexão: investir em conhecimento, habilidades e atitudes trará a você mais benefícios ou custos?

A “receita” do CHA que o Secretariado Sem Segredo gostaria de indicar a você tem um sabor especial de conhecimento, habilidades e atitudes, auxiliando no mapeamento e na gestão de competências de um indivíduo. Investir nesta tríade tende agregar muito mais benefícios no desenvolvimento de seus processos pessoais e profissionais.

Fazendo uma analogia, ingredientes de um chá (ervas, frutas, sementes) e ingredientes do CHA (conhecimento, habilidades e atitudes) podem nos proporcionar equilíbrio e imunizar daquilo que não nos faz bem.

E o que é competência?

Segundo Scott B. Parry, em sua obra “The quest for competencies”, de 1966: “Competência é um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionados, que afeta parte considerável da atividade de alguém, que se relaciona com o desempenho, que pode ser medido segundo padrões pré-estabelecidos e que pode ser melhorado por meio de treinamento e desenvolvimento.”

Competências são diferentes de qualidades e características. Elas podem ser desenvolvidas a qualquer tempo de sua vida.

A sigla CHA

Conhecimento, Habilidade e Atitude são os pilares mais conhecidos de competências. Vamos falar sobre cada um deles:

O Conhecimento está relacionado ao desenvolvimento teórico e intelectual, através de aprendizados, estudos, leituras, ou seja, toda vez que você adquire sabedoria a respeito de algo. O conhecimento se dá pela compreensão, recordação e avaliação de fatos, padrões e conceitos. É mensurável, pois pode ser avaliado através de testes escritos ou orais, onde é possível expressar o que se sabe.

A Habilidade está relacionada à prática do saber fazer. Quando se aplica o conhecimento teórico na execução de uma tarefa, obtendo o resultado almejado. Depende de prática, de treino, de acertos e de erros. Observa-se a habilidade de alguém quando as técnicas são bem aplicadas, com precisão e desenvoltura. Normalmente, a habilidade é adquirida através da observação de ver o outro executar uma tarefa.

Por fim, a Atitude surge da maneira de pensar e sentir sobre o que deve ser feito. A sua postura diante de algo a fazer, tomando a iniciativa e não esperando que outro indique o que deve ser feito. A atitude já entra no campo da inteligência emocional e tem a ver com o comportamento, no tocante a sentimentos, valores e motivação. A proatividade, por exemplo, é uma forma de demonstrar suas atitudes.

O CHA no Secretariado

No Secretariado o CHA está em evidência a todo momento. Somos observados a qualquer tempo e desafiados a conciliar as nossas competências, a fim de obter resultado e apresentar entregas de excelência.

Para visualizarmos o CHA na prática com mais simplicidade, veja um exemplo rotineiro para nós profissionais de secretariado: “uma reunião de Diretoria”.

Conhecimento – listar todas as necessidades para a realização do evento; agendamento; reserva de local; convocação; solicitação de apoio de copa; elaboração dos documentos pertinentes a reunião.

Habilidade – saber utilizar as ferramentas necessárias; enviar e-mails; organizar o espaço da reunião com todos os itens; redigir os documentos com a linguagem adequada.

Atitude – antecipar e averiguar se todos os equipamentos e serviços solicitados estão em ordem; contatar os participantes, certificando se receberam a convocação e confirmando suas presenças; recepcionar o participante cumprimentando pelo nome e direcionando a seu assento, colocando-se à disposição para o que for preciso.

Viu como em apenas uma rotina secretarial, o profissional de secretariado pode evidenciar suas competências?

Dicas

José Roberto Marques, referência em Desenvolvimento Humano, oferece algumas dicas para o desenvolvimento dos profissionais no CHA:

1 – Adquira Conhecimento

2 – Coloque o Que Aprender em Prática

3 – Tenha Objetivos e Métodos Definidos

4 – Permita-se Experimentar

5 – Observe o Seu Desenvolvimento

Esteja em constante aprendizado

Falta de tempo não é mais desculpa para aprender, uma vez que hoje temos a tecnologia a nosso favor, nos permitindo adquirir conhecimento através de inúmeras possibilidades. Em seguida, mantenha-se praticando o que aprendeu, a fim de alcançar seus objetivos, identificando seus potenciais e suas fragilidades.

Observe sua evolução através de feedbacks e autoconhecimento. Invista em você e verá que os frutos virão. Sua capacidade de ser melhor e ter representação naquilo que se propõe a saber, praticar e realizar é um ato de “tomar um CHA” consigo mesmo e transmitir o seu melhor.

Esse assunto é muito rico e interessante, então, tomaremos CHA em muitos momentos. Até o próximo encontro!

Acredite, você pode!

Fonte – https://www.jrmcoaching.com.br/blog/cha-conhecimento-habilidade-atitude-elementos-essenciais-carreira-sucesso/

O post Vamos tomar um CHA? Um delicioso sabor conhecimento, habilidades e atitudes apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

A origem das profissões

A origem de ambas as profissões se deu no Egito antigo, com os ESCRIBAS, que dominavam a arte da escrita e eram responsáveis por registrar os fatos da sociedade e a vida do faraó. Suas funções eram escrever textos, como por exemplo as leis; registrar dados numéricos, como a cobrança de impostos; e realizar a cópia e o arquivamento de todos estes fatos. Os escribas eram pessoas de destaque na sociedade porque poucas pessoas dominavam a arte da escrita nessa época.

Com a evolução dos tempos e o surgimento de outras formas para tratar as necessidades das empresas, surgiram os GUARDA-LIVROS, já com um entendimento de finanças. Estes ordenavam os números fazendo os controles e registros das empresas.

Até chegarmos nos dias atuais com os CONTADORES, que cuidam da gestão do patrimônio, balanço financeiro e questões fiscais das empresas. Eles são fundamentais, porque todas as organizações precisam de um profissional da contabilidade para manter a sua saúde financeira.

Com um perfil eclético, o contador deve estar em constante busca de conhecimento e atualizações, para estar por dentro das realidades econômicas que mudam a todo instante e dos anseios da sociedade, primando por interpretações precisas e soluções sustentáveis e de responsabilidade social.

Registro no CRC

Para exercer a profissão de contador é necessário ser graduado em Ciências Contábeis, prestar o Exame de Suficiência e, sendo aprovado registrar-se no Conselho Regional de Contabilidade do Estado. Até 1º de junho de 2015, este registro era permitido também para os Técnicos em Contabilidade, assegurando aos registrados até a data, o direito de exercício da profissão. Segundo o CFC (Conselho Federal de Contabilidade), hoje, no Brasil existem 518.043 profissionais registrados entre Técnicos em Contabilidade e Contadores.

As prerrogativas profissionais dos Bacharéis em Ciências Contábeis, bem como dos Técnicos em Contabilidade estão descritas no Decreto-lei nº 9.295/46, de 27 de maio de 1946 e na Resolução CFC nº 560/83, e estão disponíveis para consulta no site do www.cfc.org.br.

Áreas de atuação do contador

Um profissional de contabilidade é multidisciplinar, podendo atuar em várias vertentes: autônomo, empresário, Auditor Independente, Auditor Interno, Controller, Auditor Fiscal, Perito Contábil, Membro do Conselho Fiscal de Administração, Árbitro de Câmaras Especializadas, Membros dos Comitês de Auditoria, Consultor Tributário, Membros de Entidades de Classe, Executivo.

A profissão contábil exige atualização permanente, pois suas atividades relacionadas estão em constante mutação. O conhecimento das normas brasileiras e internacionais de Contabilidade é primordial e todas as exigências requerem muita atenção e dedicação do profissional de contabilidade.

A contadora auditora Angela Zechinelli Alonso, uma apaixonada pela profissão, conversou com o Secretariado Sem Segredo e contou que uma empresa que não valoriza a sua contabilidade, não tem gestão, pois todos os atos e fatos devem estar registrados e quem faz isso é contador.

“As normas brasileiras de contabilidade são muito modernas e são internacionais. Ou seja, qualquer negócio feito aqui hoje, pode ser feito do outro lado do mundo e as normas são basicamente equivalentes”.

Mas onde está o secretário na contabilidade?

E o profissional de secretariado onde se encaixa neste universo contábil?

O profissional da contabilidade, assim como os profissionais de outras áreas, precisa de um assessoramento para que possa dedicar-se às suas funções, que são inúmeras. E nós, secretários, podemos ajudá-lo, dando todo o suporte e assegurando que as suas realizações sejam cumpridas de acordo com as exigências que a profissão requer.

Como dissemos, a contabilidade tem várias vertentes e todas elas exigem que o profissional atuante no segmento esteja atualizado com o mercado financeiro, com as legislações, as normas contábeis, as tributações, e principalmente, todas as vertentes exigem que o contador esteja focado em prestar um serviço de excelência a seus clientes.

Na contabilidade existem muitos prazos e obrigações acessórias que devem ser geridas com muita atenção e cautela, pois se algo não sair de acordo, pode acarretar prejuízos. Por tudo isso, a contabilidade precisa de um profissional de secretariado!

O profissional de secretariado dentro de uma organização ou prestando serviços a um profissional autônomo deve ter visão ampla de todos os serviços prestados, assessorando seus gestores, de forma que eles foquem em suas atribuições com afinco.

As responsabilidades de um secretário vão além da agenda de clientes, fornecedores e parceiros. O conhecimento de documentos e assuntos relacionados à área contábil são essenciais para exercer a função.

Secretário pode apoiar na produção de relatórios

Na formação secretarial são ensinadas noções de contabilidade e isso não é em vão: o secretário pode contribuir com a elaboração de relatórios. E, embora a contabilidade deva ser exercida por um profissional habilitado, o secretário tem acesso a diversos registros atrelados à contabilidade.

Quando um secretário faz a compra de material para o escritório de contabilidade onde atua, por exemplo, e presta contas dessa aquisição, ele está contabilizando aquele fato. Por isso, precisa ter noção, sim, de contabilidade.

Pilares do secretariado

Os quatro pilares do secretariado são cogestão, assessoria, consultoria e empreendedorismo e estão inseridos no DNA do profissional de secretariado,

Com suas bases sólidas nesses pilares, o secretário estabelece com os profissionais de todas as outras áreas, uma relação de comprometimento e responsabilidade, abraçando e desenvolvendo todas as atividades que lhe são designadas com qualidade e inovação, sempre aplicando soluções.

Sempre juntos

A contabilidade e o secretariado têm uma relação de longa data, cuja parceria é balizada pela resiliência e empatia. Uma parceria que só poderia contabilizar um resultado: o sucesso!

O post Profissionais da contabilidade e do secretariado: juntos, contabilizando sucesso! apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

Quando falamos em RECONHECIMENTO, logo nos vem à mente que para sermos reconhecidos temos de ser aceitos e lembrados pelos outros ou por algo que fazemos bem.

É fato que os estímulos externos nos impulsionam a promover mais ações e a fazer entregas positivas. Mas, eu gostaria de lhe fazer uma pergunta: o que você tem feito para reconhecer a si mesmo?

• Você espera que alguém fale para você cuidar da sua saúde física e mental?
• Você espera ser cobrado para fazer um curso que vai lhe ajudar na sua rotina profissional? Se a sua resposta foi “sim”, convido você a repensar as suas atitudes.

Penso que agir de forma alheia a nós mesmos, nos desmotiva a evoluir, pois nem sempre o ambiente externo vai nos reconhecer. Ao contrário, por muitas vezes, o outro lhe fará pensar erroneamente que você “não está fazendo mais do que a obrigação”.

Desta forma, mergulhamos em um mar de indagações: Onde estou errando? O que o outro está fazendo melhor que eu para alcançar seus objetivos com tanta facilidade?

Esses pensamentos nos desalinham de nossos propósitos, emperrando nossa evolução, nos levando a um reconhecimento negativo de nós mesmos.

Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow

Segundo a Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow, retratada por uma pirâmide, na base encontram-se as necessidades mais básicas referentes à sobrevivência humana. E, conforme o indivíduo satisfaz uma necessidade, ele evolui para outra, seguindo a ordem das necessidades fisiológicas para as necessidades de segurança; as de segurança para as necessidades sociais e, assim por diante, até chegar à estima e a autorrealização.

Estima e autorrealização, evidenciados no topo da pirâmide estão relacionados à prosperidade e aos propósitos. Você ter o controle de suas emoções, evitando pensamentos negativos; respeitando a sua qualidade de vida, leva você instantaneamente ao patamar da realização pessoal.

Se a estima não estiver elevada, com o amor próprio em sintonia com o que vem de fora, tendemos a nos fragilizar e a esperar um reconhecimento alheio, desfocando nosso olhar para o que os outros esperam de nós e não para nossa essência.

Os desafios da pandemia

O trabalho em home-office trouxe um desafio muito grande para nós mesmos e para as organizações, pois, repentinamente, todos os processos passaram a ser realizados à distância. Para nós, fica o sentimento de como estamos sendo vistos e para a empresa o sentimento de como o funcionário está agindo.

A mensuração de nossas entregas ficou um pouco perdida em meio à essa situação. Mas, isso não nos impede de incentivar a nós mesmos e de melhorar a cada dia.

Você não está sendo reconhecido?

Se você está fazendo um bom trabalho e não está sendo reconhecido, busque melhorar ainda mais e apresente novos resultados. O feedback virá de alguma forma, mas não precisa ser através de elogios de seus colegas ou superiores, podendo vir através de uma ação desencadeada pelo que você fez de bom.

Enquanto profissional de secretariado, tenha sempre iniciativas e facilite a vida daqueles que dependem de suas realizações. Assim, você também facilitará a sua rotina, trazendo a você mais qualidade vida e entregas com excelência.

Deixamos aqui, algumas dicas para colocar em prática e ser mais feliz, em todos os campos de sua existência:

• Se reconheça!
• Faça elogios a si mesmo.
• Relacione-se com pessoas que transmitam coisas boas.
• Tenha espiritualidade.
• Não se compare aos outros.
• Esteja em constante aprendizado.
• Crie um ritual de relaxamento.

Conheça profundamente a si mesmo e verá o quanto é importante se valorizar em primeiro lugar. O seu “Eu” agradece!

O post Profissional de Secretariado: conhece a ti mesmo? apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

Secretariar e organizar eventos: uma combinação que tem tudo para dar certo.

O profissional de secretariado atuante na área de Eventos, ou nos bastidores da organização de qualquer tipo de encontro, tem a possibilidade de desenvolver habilidades e competências, demonstrando toda a sua versatilidade.

Uma reunião, um almoço, seminário ou congresso, independente do segmento de atuação da empresa, é considerado um evento. E o profissional de secretariado está inserido em todas as fases fundamentais para fazer esse momento acontecer. Temos o pré, o durante e o pós-evento.

ETAPAS

Tudo tem início no PLANEJAMENTO do evento.  É necessário:

1. identificar a tipologia: reunião, seminário, workshop, convenção, evento social ou cultural;
2. definir público com identificação do assunto, quantidade de participantes;
3. definir data, horário e local;
4. providenciar espaço ou plataforma virtual para realização online;
5. entender a essência do evento, ou seja, a sua razão de existir, o porquê de se realizar.

Todo esse brainstorming (tempestade de ideias) é necessário e o envolvimento do profissional de secretariado é imprescindível em todas as etapas.

Durante a ORGANIZAÇÃO, muitas atividades passam pelo crivo do secretário, desde o orçamento, a programação, as contrações de serviços, os recursos humanos, a estrutura, a logística. Se não há uma empresa especializada em eventos contratada para essa organização, o secretário será um dos principais responsáveis por gerenciar todos estes trâmites. Podemos ainda incluir aqui, o apoio na escolha e organização do ambiente.

Exemplos de funções neste quesito: contratação de buffets, organização dos serviços de copa, tratativas com motoristas para traslados, reservas de hotéis, entre outras dezenas de processos, pois cada uma destas atividades divide-se em outras “n” situações.

A COMUNICAÇÃO também é crucial para o sucesso de um evento, desde a definição da identidade visual, criação da marca, divulgação, planejamento de mídia, tratativas com a equipe de cobertura e imprensa.

Na maioria das situações é o secretário que também providencia os convites ou convocações, dependendo da tipologia do evento. Para isso, é necessária uma comunicação impecável, para que não haja percalços indesejáveis que comprometam o sucesso do evento e a reputação da marca da sua empresa e/ou dos seus gestores.

Contatar os participantes, verificar a compatibilidade de agendas e assegurar que na data e horário combinados, tudo esteja na mais perfeita ordem, é missão do profissional de secretariado.

Durante a realização do evento, ou seja, na EXECUÇÃO devem ser observados vários fatores de acordo com a tipologia do evento. Cerimonial, protocolos e os símbolos nacionais em solenidades devem estar bem alinhados.

Eu, por exemplo, certa vez, passei por uma situação na qual precisei pesquisar se realmente era imprescindível a execução do Hino Nacional na abertura da solenidade que seria realizada virtualmente.

A vantagem é que, hoje, temos grandes aliados tecnológicos que nos auxiliam na execução de nossas tarefas. Ferramentas digitais que nos propiciam e facilitam nossas rotinas, tais como agendas que nos alertam dos compromissos, checklists que nos conectam a todos os envolvidos, informando o que já foi realizado ou não.

PÓS-EVENTO

E quando o evento termina você acha que cumprimos nossa missão?! Não! Vem as responsabilidades do PÓS-EVENTO. É hora de avaliar se tudo correu como o esperado ou se há melhorias a implementar, através de um olhar crítico das situações ou buscando feedbacks dos participantes.

Elaboramos relatórios, realizamos os pagamentos dos serviços contratados e se houver, ainda emitimos certificados ou finalizamos, agradecendo os participantes com um novo contato.

Ufa!  Realmente não é fácil, mas confesso ser gratificante. Para mim é uma das áreas que mais me fascina.

Sim, somos multitarefas. Para isso, temos o grande desafio de estar atualizados sobre as ferramentas disponíveis, as novidades no universo da tecnologia e do mundo corporativo, com o objetivo de estarmos preparados e comprometidos com uma entrega de excelência.

EVENTOS X PANDEMIA

Há um ano 1 ano e 3 meses estamos vivenciando momentos difíceis, de muitas adequações para que possamos dar continuidade nas atividades em todos os campos de nossas vidas, seja no pessoal ou no profissional.

No mundo corporativo, na área de Eventos, houve um impacto drástico. De uma hora para outra todos os eventos tiveram de ser cancelados ou reinventados.

Os profissionais de secretariado que atuam diretamente ou indiretamente nesse setor, dentro da sua organização, tendem, agora, a ser ainda mais criativos e perseverantes para a continuidade de suas atividades, promovendo eventos com a mesma qualidade e excelência, de quando eram presenciais. E, ainda valorizando e contribuindo para um atendimento mais humanizado, uma vez que a situação tem impactado emocionalmente na vida de todos. As pessoas estão precisando sentir-se acolhidas, mesmo que de forma virtual.

De acordo com a Coordenadora de Eventos, Rosa Maria Pereira, quando falamos em evento logo nos vem à mente a imagem de pessoas reunidas, aglomeradas, próximas, cenas totalmente proibidas neste momento. Então, como fazer?

“A tecnologia tem trabalhado a nosso favor, lado a lado com o setor de eventos. É preciso explorá-la. Foram criadas, por exemplo, salas virtuais, onde conseguimos reunir pequenos grupos para uma reunião ou milhares de pessoas para assistir à uma palestra ou à uma apresentação musical. Temos, sim, muitas oportunidades de reunir públicos, sem que eles saiam de suas casas”, diz Rosa.

E assim tem sido a nossa nova realidade, de adaptação constante e promoção de eventos à distância. Foi um desafio, mas, do meu ponto de vista, os eventos online são uma solução eficaz para não deixamos de atender em nenhum momento as necessidades das nossas empresas.

Não podemos nos esquecer que, infelizmente, para os prestadores de serviços que locavam espaços ou para os buffets a realidade foi mais cruel, sem a possibilidade, de repente, de reverter esse quadro.

OS CUIDADOS NO EVENTO PRESENCIAL

O profissional de secretariado tem atuado em home-office, mas também de forma presencial, quando não há a possibilidade de atender virtualmente um determinado evento. Nesse caso, devem ser observados com muito cuidado todos os protocolos de segurança no combate à pandemia.

Um dos papéis do secretário que se intensificou foi exatamente esse: manter-se antenado e crítico, a fim de promover a sua própria segurança e o bem-estar das pessoas com quem se relaciona.

Estar atento sobre o uso das máscaras e os detalhes que envolvem esse tipo de situação (por exemplo, se elas podem ou não ser retiradas, mesmo que rapidamente, para registrar uma foto); alertar sobre a disponibilização e o uso do álcool em gel; observar e incentivar o distanciamento social; preocupar-se sobre as novas formas de cumprimentos, indicando a mais adequada; cuidar da higienização dos objetos e ambientes. Todas estas tarefas foram inseridas nas rotinas do profissional de secretariado, se não para organizar diretamente, mas para instruir os que estão envolvidos.

ATRAIR E ENCANTAR O PÚBLICO

E a criatividade para envolver um participante em um evento virtual e prender a sua atenção durante toda a realização? E o envio de um brinde especial e atrativo que marque o evento?  De quem é essa responsabilidade? Adivinha? Sim, nossa, na maioria das vezes.

ENTREVISTA

E para finalizar este artigo, conversamos com a Coordenadora de Eventos, Rosa Maria Pereira. Amiga pessoal e uma profissional de excelência na área de Eventos. Atualizada e versátil, parceira em todos os momentos.

Como Coordenadora de Eventos, você necessita do apoio de um profissional de secretariado? 

Com certeza! No planejamento, na organização, na realização e no pós-evento. Para que um evento aconteça bem, precisamos fazer reuniões, promover encontros que podem ocorrer na própria cidade, mas muitas vezes ocorrem fora do município onde estamos localizados, do estado ou até mesmo em outro país. E apoio de um profissional do secretariado é imprescindível para que tudo ocorra da melhor maneira.  Eles nos apoiam com todos os agendamentos dos compromissos; com as viagens, quando necessário,  para participação em reuniões; com a elaboração das pautas e das atas.

Quais tarefas você delega a um profissional de secretariado para a realização de um evento?

O profissional do secretariado está acostumado a planejar e organizar reuniões. Com certeza essa atribuição seria uma das primeiras. Além disso, eles oferecem soluções que auxiliam o trabalho de toda a equipe; resolvem imprevistos e mantêm tudo em ordem durante a realização do evento.

Qual sintonia ou entrega você espera do profissional de secretariado para atuar junto a você nos eventos?

Comprometimento com a equipe e com o trabalho. Gostar do que faz, administrar o tempo, ter boa comunicação. Sentir no olhar se algo está correndo bem ou não.

Quais os conhecimentos e/ou percepções um profissional de secretariado deve ter para atuar na área de Eventos?

O profissional deve conhecer profundamente o evento do qual está fazendo parte. Os horários, quem irá participar, os contatos de todos os envolvidos, em todas as etapas. Cada detalhe. Também é importante estar por dentro de todos os acontecimentos e fatores externos que  podem atrapalhar o evento, como um outro evento ou acontecimento importante sendo realizado no mesmo dia, na mesma semana. Tudo que pode afetar de maneira negativa ou positiva o andamento dos trabalhos.

Nos últimos meses tivemos que nos adaptar  por conta da pandemia. O campo pessoal e profissional foram extremamente impactados. Para você, quais foram as principais mudanças e o que mais impactou no setor de eventos?

Quando falamos em evento logo nos vem à mente a imagem de pessoas reunidas, aglomeradas, próximas, cenas totalmente proibidas neste momento. Então, como fazer? A tecnologia tem trabalhado a nosso favor, lado a lado com o setor de eventos. É preciso explorá-la. Foram criadas, por exemplo, salas virtuais, onde conseguimos reunir pequenos grupos para uma reunião ou milhares de pessoas para assistir à uma palestra ou à uma apresentação musical. Temos, sim, muitas oportunidades de reunir públicos, sem que eles saiam de suas casas. Mas creio que tem algo que somente o evento presencial consegue fazer: o networking, a troca de informações. Então, estamos ansiosos para um retorno com a devida segurança.

Comente uma situação em que um secretário contribuiu para o sucesso de um evento.

São vários momentos muito importantes, mas dentre eles destaco um: o monitoramento de um palestrante que chegaria de viagem pelo aeroporto de Congonhas e o voo foi alterado para Cumbica. O papel da secretária foi excepcional nesse caso, pois conseguimos trocar de motorista para fazer o traslado sem que o palestrante percebesse nenhum tipo de problema. Ufa!

O post Profissional de secretariado nos eventos: parceria fascinante! apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.

“A mais bela função da humanidade é a de administrar a justiça.” (Voltaire)

O profissional de secretariado é muito versátil.  Seu perfil ágil, solucionador de problemas e inovador é desejado por todos aqueles que necessitam de um profissional para a gestão secretarial. Valorizado pelo mercado, ele se encaixa, portanto, nas mais diversas áreas de atuação.

Um dos segmentos no qual o profissional de secretariado tem muito a contribuir é o jurídico. Os propósitos de secretários e advogados conversam muito bem nos ambientes corporativos.

A função do advogado é utilizar-se do seu conhecimento das leis para defender os interesses de pessoas físicas e jurídicas, visando a harmonia na convivência em sociedade. São habilidades deste profissional, o conhecimento das leis e a comunicação adequada com argumentos convincentes, o que faz com que as possibilidades de defesa ou acusação sejam vantajosas para o cliente, sempre dentro do que a lei permite.

A profissão de advogado divide-se em funções jurídicas básicas: assessoria, consultoria, procuradoria, auditoria, controladoria, planejamento e ensino. Os ramos do direito são: civil, penal, ambiental, comercial, digital, contratual, trabalhista, tributário, imobiliário, eleitoral, administrativo, médico, previdenciário.

Advogados atuam em seus próprios escritórios ou são responsáveis pela assessoria jurídica de empresas. Seu dia a dia é pautado em prazos e compromissos que não podem deixar de serem atendidos.

Onde está o Secretário?

Eis que temos, então, a figura do profissional de secretariado presente neste cenário. O secretário passa a ser responsável pela administração dos eventos e compromissos do advogado, facilitando a sua rotina, além de humanizar a relação entre o advogado e seu cliente.

Mas, humanização em que sentido? No sentido da empatia.

Quem procura um advogado está com uma situação por resolver e este, ocupado com suas tantas demandas, talvez não consiga atender o cliente imediatamente. Sendo assim, o papel do secretário é estabelecer este contato, transmitir calma e confiança ao cliente, avaliando o melhor momento para atendimento, no qual o advogado possa dar total atenção à causa.

Presença e reconhecimento

Hoje, somos reconhecidos internamente nos escritórios e/ou empresas onde atuamos como profissionais executivos.

Segundo Paula Ludtk, Secretária Executiva em um escritório de advocacia: “…os clientes dos advogados que assessoramos sentem-se seguros e confortáveis ao serem atendidos por um secretário.”

O profissional de secretariado deve estar contemplado no contexto de toda a rotina do advogado, escritório ou empresa que atua, a fim de prestar um serviço de excelência.

Ele deve ter conhecimento das práticas administrativas e domínio de ferramentas que otimizem suas tarefas. Boa comunicação, falada e escrita, são fundamentais, uma vez que o profissional de secretariado pode colaborar na instrução de procedimentos junto aos clientes; na redação de documentos, ou ainda, assumir responsabilidades que contribuam para o crescimento do escritório ou a gerência das atividades junto à assessoria jurídica de uma empresa.

Falando em documentos e termos jurídicos, o profissional que atua na área jurídica deve ter, ao menos, um conhecimento básico de algumas terminologias usadas na área para compreender os casos e fornecer subsídios quando atender um cliente. É o que chamamos de “juridiquês”. Isso mesmo, deve saber o que é uma petição, uma procuração, orientar sobre horários de audiências, entre outros temas.

Também é de suma importância inspirar confiança, o que é “de lei” (sem trocadilhos) para um profissional de secretariado, uma vez que prezamos pela ética, princípios e valores.

Comportamento e Postura  

A postura almejada de um profissional de secretariado (esta indico para atuação em qualquer área) tende a ser representativa e impactante, fazendo com que o profissional a quem você assessora lembre-se sempre de você por um diferencial oferecido, ou seja, a sua excelência no atendimento.

O secretário que atua ou deseja atuar na área jurídica deve estar alinhado à cultura da organização que atende, pois ele é considerado um “cartão de visitas”, a porta de entrada para quem chega até a empresa. A excelência da prestação de serviços de um secretário, reflete na prospecção e fidelização de clientes por parte da companhia.

Secretários e advogados: assessoria e justiça que andam de mãos dadas em busca de seus propósitos!

Entrevista

Para complementar e enriquecer este artigo, o Secretariado sem Segredo convidou Paula Ludtk, Secretária Executiva na área jurídica, para falar sobre sua experiência na área jurídica. Confira!

Quem sou eu no secretariado?

Eu sou a Paula, tenho 31 anos e sou secretária executiva em um escritório de advocacia. Tenho pouco tempo de experiência nessa área, se comparada com outras colegas. São 5 anos de profissão, oficialmente, embora eu tenha outros 10 anos muito próximos a este cargo. Sempre trabalhei envolvida com a área de atendimento e suporte das demandas administrativas. Auxiliava outras secretárias, dava suporte e observava a rotina deste profissional.  Hoje, entendo que cada lugar é diferente, mas a secretária(o) é indispensável em qualquer lugar, desde o pequeno ao grande negócio.

Como é ser secretária de advogados?

Acredito que a nossa profissão evoluiu e se tornou benéfico ser assessorado por nós, secretários. A visão externa é que os clientes sentem-se seguros e confortáveis com o hábito de serem bem atendidos por esse profissional até chegar ao seu advogado. Já a visão interna sobre a nossa profissão mudou há muito tempo, pois a secretária era limitada, reconhecida apenas por atender telefonemas, agendar compromissos, controlar arquivos e servir uma xícara de café. Isso mudou! Hoje, somos profissionais executivos, estamos alinhados com nosso executivo e ocupamos cargo de confiança. Com o nosso apoio e atuação, o escritório tem grandes chances de crescer ainda mais, pois conhecemos a dinâmica, as estratégias, manejamos bem o equilíbrio de um bom atendimento e tendemos a fornecer ideias administrativas para o bom andamento da carreira do gestor.

Qual a relação secretariar e advogar?

Essas duas carreiras caminham bem se estão de mãos dadas. Alinhadas, elas podem ir além. Claro que o advogado tem seu nome e será sempre respeitado externamente por isso. Mas, ele como gestor entende que sua secretária e os demais são sua equipe. Sem os bastidores, certamente, ele enfrentará problemas e é inteligente compartilhar com sua equipe para esse caminho ser menos custoso.

Conte um fato relacionado à sua carreira que queira compartilhar

Um fato triste foi quando faleceu um colega dos meus diretores. Sou funcionária CLT e trabalho durante a semana. Meu gestor me ligou pedindo que eu verificasse a entrega de uma coroa de flores para o velório daquele final de semana. Mesmo eu não tendo esse compromisso, atendi e fiz o meu melhor. Pesquisei as lojas de flores naquela cidade e fiz todo o procedimento para que elas fossem entregues no horário do velório. O que aprendi com isso é que nós não somos limitadas, essas coisas não têm ensinamento do que fazer e como agir. Assim como eles são advogados em tempo integral, nós também temos que estar disponíveis quando coisas tristes e boas acontecem.

O post Secretários e Advogados: assessoria e justiça de mãos dadas apareceu primeiro em Secretariado sem Segredo.