Outro dia, estava conversando com uma amiga, também da área de secretariado, e a conversa fluiu para um ponto que realmente nos preocupa: a qualidade da comunicação escrita e oral hoje em dia. Nós duas concordamos que, no nosso universo secretarial, onde a comunicação é o coração das nossas atividades, a falta de cuidado com as palavras pode ser um tropeço enorme.
Comentamos sobre textos com erros de português tão gritantes que chegam a ser constrangedores. Não são erros pequenos, desses que um revisor automático pega. São falhas de concordância, regência e pontuação que comprometem a clareza e, francamente, a credibilidade da entrega. Eu mesma já me deparei com e-mails que, apesar da intenção, pecavam pela linguagem informal demais para o contexto corporativo, ou até mesmo por uma digitação apressada que resultava em frases sem sentido. É algo que me faz pensar: como podemos, nós, profissionais do secretariado, que somos a linha de frente da organização e da comunicação, permitir que algo assim passe?
Essa preocupação não se restringe à escrita. A forma como nos expressamos oralmente também precisa de atenção. Quantas vezes uma boa ideia é ofuscada por uma dicção ruim, um tom de voz inadequado ou a falta de clareza na exposição? No secretariado, somos frequentemente a voz da empresa, seja ao atender um cliente, apresentar um projeto ou conduzir uma reunião. Confesso que a comunicação oral ainda é um ponto que sinto ser uma falha em mim, mas tenho procurado ativamente melhorar, com cursos e treinamentos em oratória. Nossa fluência verbal é tão importante quanto nossa organização, e por isso, sugiro que façam o mesmo.
Para evitar esses deslizes, há dois cuidados essenciais que sempre reforço. Primeiro, a revisão é fundamental. Não importa se é um e-mail de duas linhas ou um documento de vinte páginas: leia e releia. Se possível, peça para alguém mais ler. Use as ferramentas de correção, mas não dependa apenas delas. Pense na coesão e na coerência do que você está escrevendo. E para a fala, organize suas ideias antes de abrir a boca. Pense na sua mensagem, pratique se for necessário.
Em segundo lugar, adapte sua comunicação ao contexto e ao público. Uma mensagem para o CEO não é a mesma para um colega de equipe. A formalidade, a escolha das palavras e até o tom de voz mudam. O objetivo é sempre ser claro e eficaz.
No fim das contas, a conversa com minha amiga só reforçou algo que sempre acreditei: nossa comunicação é um reflexo do nosso profissionalismo. E, para nós do secretariado, que lidamos com informações sensíveis e representamos a imagem da organização, ter uma escrita e fala impecáveis não é um diferencial, é uma necessidade.
Comunicação: Nosso Cartão de Visitas no Secretariado
